Hoe kun je effectief je bedrijfsprocessen in kaart brengen?

Stel je voor: je weet precies waar de knelpunten, vertragingen en verborgen kosten in je organisatie schuilen. Dat is geen utopie, maar de concrete kracht van het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen. Zie het als een strategische zet die de fundering legt voor een efficiëntere, heldere en flexibelere organisatie. Het in kaart brengen van je bedrijfsprocessen is een praktische methode om problemen bij de wortel aan te pakken.

Waarom is het in kaart brengen van bedrijfsprocessen essentieel?

Herken je dat knagende gevoel? Processen lopen stroef, taken worden dubbel gedaan en niemand heeft écht het volledige overzicht. Het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is geen abstracte managementoefening, maar een concrete oplossing.

Door je workflows visueel te maken – van het afhandelen van een klantvraag tot het onboarden van een nieuwe collega – leg je direct de vinger op de zere plek. Je ziet waar het hapert, waar stappen overbodig zijn en waar informatie verloren gaat. Dit inzicht is de onmisbare eerste stap richting verbetering en groei.

Wat levert het je concreet op?

De tijd die je investeert in het analyseren van je processen, betaalt zich op talloze manieren terug. Deze voordelen gaan veel verder dan alleen efficiëntie; ze raken de kern van hoe je bedrijf functioneert.

Een paar directe resultaten die je kunt verwachten:

• Soepelere samenwerking: Als overdrachtsmomenten tussen teams glashelder zijn, verdwijnt frictie als sneeuw voor de zon. Iedereen weet precies wat er van hem of haar wordt verwacht en wanneer.

• Snellere onboarding: Een duidelijke procesmap is de perfecte handleiding voor nieuwe medewerkers. Ze begrijpen direct hun rol in het grotere geheel, wat hun inwerktijd drastisch verkort.

• Minder fouten en dubbel werk: Standaardisatie is de vijand van slordigheid. Wanneer iedereen dezelfde, bewezen stappen volgt, verklein je de kans op menselijke fouten en zorg je voor een consistent en kwalitatief hoogstaand resultaat.

• Een ijzersterke basis voor automatisering: Je kunt pas iets automatiseren als je precies weet wat je wilt automatiseren. Heldere procesbeschrijvingen zijn het fundament voor elke succesvolle digitalisering, inclusief de implementatie van AI-oplossingen.

"Een proces dat je niet kunt beschrijven, kun je niet managen. En wat je niet kunt managen, kun je niet verbeteren. Het begint allemaal met zichtbaarheid."

De voordelen van het in kaart brengen van processen worden nog duidelijker wanneer we naar de bredere impact op de organisatie kijken.

Welke directe voordelen bieden heldere bedrijfsprocessen?

De onderstaande tabel geeft een overzicht van de concrete voordelen die het in kaart brengen van processen oplevert voor verschillende afdelingen binnen een bedrijf.

Kortom, het systematisch vastleggen van je werkwijzen geeft je de controle en het inzicht die nodig zijn om proactief te sturen in plaats van reactief brandjes te blussen.

De onvermijdelijke trend van digitalisering onderstreept dit belang nog eens. In 2022 was 66% van de processen binnen Nederlandse bedrijven al gedigitaliseerd, met de verwachting dat dit stijgt naar bijna 78% in 2025. Dit blijkt uit een analyse van deze digitaliseringstrend door Visma. Deze cijfers liegen er niet om: helderheid over je workflows is geen 'nice-to-have' meer, maar een absolute voorwaarde om concurrerend te blijven.

Waar begin je met het in kaart brengen van je processen?

De ambitie om ál je bedrijfsprocessen in kaart te brengen is natuurlijk fantastisch. Maar alles tegelijk aanpakken, werkt in de praktijk niet. Een veelgemaakte fout is willekeurig ergens beginnen of een proces kiezen dat makkelijk lijkt. De echte sleutel tot succes? Een slimme selectie. Focus op de processen waar je inspanning het meeste oplevert.

Het startpunt is inventariseren wat er allemaal loopt. En dan niet alleen de formele, uitgeschreven procedures. Juist die ‘onzichtbare’ workflows, de ongeschreven regels en dagelijkse routines, veroorzaken vaak de grootste frustraties en inefficiëntie.

Hoe bepaal je waar de grootste pijn of winst zit?

Om te bepalen welk proces je als eerste aanpakt, moet je een stap terug doen. Beoordeel je processen op twee cruciale factoren: impact en urgentie. Met deze bril op kijk je verder dan de waan van de dag en focus je op wat écht telt voor je bedrijf en je klanten.

Stel jezelf bij elk proces de volgende vragen:

• Impact: Welke processen hebben de grootste invloed op je klanttevredenheid, omzet of kosten? Een stroef verkoopproces kost je direct geld. Een rommelig onboardingproces voor nieuwe klanten zorgt voor een slechte eerste indruk en jaagt ze misschien wel weg.

• Urgentie: Welke processen zorgen nu voor de meeste hoofdpijn? Denk aan workflows vol fouten, processen waarover je continu klachten krijgt, of taken die je team belachelijk veel handmatig werk kosten.

De reden dat je bedrijfsprocessen in kaart brengt, is natuurlijk om knelpunten en verspilling op te sporen en te elimineren. Door een proces visueel te maken, zie je veel sneller waar het misgaat. Wil je hier meer over weten? Indeed heeft een uitgebreid artikel waarin ze dieper op deze aanpak ingaan.

Voorbeeld uit de praktijk: Een MKB-bedrijf twijfelt. Pakken we de interne onkostenregistratie aan of toch het proces voor klachtenafhandeling? Het declareren zorgt intern voor wat irritatie, maar het klachtenproces leidt tot slechte reviews en klanten die niet meer terugkomen. Dan is de keuze snel gemaakt. Het verbeteren van de klachtenafhandeling heeft een directe, positieve impact op de klantloyaliteit en de reputatie.

Wie moet je bij dit proces betrekken?

Processen selecteren en analyseren is absoluut geen solomissie. Je hebt de kennis en het perspectief nodig van de mensen die dagelijks met het proces werken. Zij kennen de details, de frustraties en de 'workarounds' als geen ander.

Stel daarom een klein, multidisciplinair team samen met de belangrijkste stakeholders. Dit zijn niet alleen managers; juist de medewerkers op de werkvloer zijn onmisbaar. Denk aan collega's van sales, marketing, klantenservice of productie, afhankelijk van welk proces je onder de loep neemt.

Hun betrokkenheid is cruciaal voor een accuraat beeld en creëert direct draagvlak voor de verbeteringen die je later wilt doorvoeren. Door de juiste mensen te betrekken, krijg je een compleet beeld van de workflow. Deze inzichten zijn de perfecte basis voor effectieve automatisering in het MKB, omdat je je kunt richten op de taken die de grootste efficiëntiewinst opleveren.

Welke methoden en technieken werken in de praktijk?

Oké, je weet welk proces je wilt aanpakken. Maar dan komt de volgende, cruciale vraag: hoe ga je dat precies doen? De opties zijn eindeloos, van een simpele brainstormsessie met een whiteboard tot het inzetten van geavanceerde software.

De beste keuze hangt af van wat je wilt bereiken en hoe ingewikkeld het proces is. Laten we een paar technieken die in de praktijk goed werken onder de loep nemen.

Deze infographic geeft een helder overzicht van de drie kernfasen die je doorloopt als je een bedrijfsproces in kaart brengt.

Door deze stappen te visualiseren, hak je het project op in behapbare brokken en ga je gestructureerd van het eerste gesprek tot de uiteindelijke optimalisatieslag.

Hoe breng je processen visueel in kaart?

Visuele methoden zijn fantastisch om samen met je team te doen. Ze zijn laagdrempelig, zorgen voor energie en leveren vaak razendsnel de eerste inzichten op. Er zijn twee technieken die er echt uitspringen.

De ‘brown paper sessie’ Een absolute klassieker, en niet zonder reden. Je rolt een groot vel bruin papier uit, plakt het op de muur en gaat samen met alle betrokkenen aan de slag. Met post-its breng je het proces stap voor stap in kaart. Elke post-it kan een taak, beslismoment of document zijn.

Waarom deze aanpak zo goed werkt:

• Creëert betrokkenheid: Iedereen kan meepraten en zijn of haar visie inbrengen.

• Snel resultaat: Binnen een paar uur heb je vaak al een verrassend compleet beeld van het hele proces.

• Legt knelpunten bloot: De discussies die ontstaan als teamleden een stap anders zien, zijn goud waard. Daar zitten de verborgen problemen.

Swimlane diagrammen Een swimlane diagram is een specifiek type flowchart dat niet alleen de processtappen toont, maar ook wie er voor elke stap verantwoordelijk is. Het diagram is verdeeld in ‘zwembanen’ (swimlanes), waarbij elke baan een afdeling, team of specifieke collega vertegenwoordigt.

Dit is ontzettend waardevol om overdrachtsmomenten te analyseren. Je ziet in één oogopslag waar een proces van de ene naar de andere afdeling springt. Precies op die punten sluipen vertragingen en miscommunicatie er vaak in.

Wat als je dieper wilt graven met data?

Visuele sessies laten zien hoe een proces zou moeten werken. Maar wat als je wilt weten hoe het er in de echte wereld aan toegaat? Dan is het tijd om de data erbij te pakken.

In Nederland zie je een verschuiving van traditionele, statische procesbeschrijvingen naar moderne, data-gedreven analyses. Steeds meer bedrijven ontdekken de kracht van process mining.

Deze technologie duikt in de logbestanden van je IT-systemen (denk aan je CRM of ERP-systeem) en reconstrueert volautomatisch hoe processen daadwerkelijk verlopen. Het legt niet alleen de officiële route bloot, maar ook alle onverwachte omwegen – de ‘olifantenpaadjes’ – en de bottlenecks. Wil je hier echt diep induiken? Lees dan hoe Passionned deze data-gedreven aanpak uitlegt voor concrete inzichten.

Process mining geeft je een objectief beeld, gebaseerd op keiharde data in plaats van aannames. Het is de ultieme basis om te bepalen welke taken rijp zijn voor gerichte verbetering van de klantcommunicatie of andere vormen van automatisering. Zo focus je direct op de knelpunten die de grootste impact hebben.

Vergelijking van methoden voor procesmapping

Om je te helpen kiezen, heb ik de belangrijkste technieken naast elkaar gezet. Zo zie je snel welke aanpak het beste past bij jouw situatie.

Elke methode heeft zijn eigen kracht. De brown paper sessie is perfect voor een snelle start en het creëren van een gezamenlijk beeld. Wil je meer structuur en duidelijkheid over wie wat doet, dan is een swimlane diagram ideaal. En voor de diepste, meest objectieve analyse van complexe workflows is process mining de onbetwiste winnaar. De beste aanpak combineert vaak elementen van allemaal: beginnen met een brainstorm en dit later valideren en verfijnen met data.

Hoe maak je processen voor iedereen visueel en begrijpelijk?

Een procesmap die niemand snapt, is zonde van de moeite. Het hele idee achter het in kaart brengen van bedrijfsprocessen is juist om helderheid te scheppen. Je wilt geen ingewikkelde diagrammen die alleen specialisten kunnen ontcijferen. Goede visualisaties en duidelijke documentatie zijn de onmisbare schakel tussen analyse en de dagelijkse praktijk.

Zodra je een proces hebt ontleed, moet je het vastleggen op een manier die voor iedereen te volgen is – van een kersverse medewerker tot het management. Dit betekent dat je slimme keuzes maakt in hoe je de informatie presenteert. Zo wordt het een levend document dat mensen daadwerkelijk gebruiken.

Hoe kies je een eenduidige notatiestijl?

Consistentie is hier het sleutelwoord. Voorkom dat elke afdeling zijn eigen symbolen en structuren bedenkt; dat leidt alleen maar tot verwarring. De oplossing? Kies één gestandaardiseerde notatiemethode die door de hele organisatie wordt omarmd.

Een van de meest gebruikte en betrouwbare standaarden is Business Process Model and Notation (BPMN). Dit is een universele, grafische taal om bedrijfsprocessen te modelleren. Het grote voordeel van BPMN is dat de symbolen internationaal zijn erkend. Hierdoor is de betekenis van elke stap, beslissing of gebeurtenis direct voor iedereen duidelijk.

De afbeelding hieronder toont de basissymbolen van BPMN. Denk aan ovalen voor start- en eindpunten, rechthoeken voor taken en ruiten voor de momenten waarop een keuze gemaakt moet worden.

Door deze symbolen consequent te gebruiken, zorg je ervoor dat iedereen in je organisatie een procesdiagram op precies dezelfde manier leest en begrijpt.

Welke informatie mag echt niet ontbreken?

Een goede procesmap is meer dan alleen een flowchart. De context eromheen maakt het pas écht waardevol. Zorg ervoor dat je de volgende elementen altijd toevoegt aan je documentatie:

• Verantwoordelijkheden: Wie doet wat? Een RACI-matrix (Responsible, Accountable, Consulted, Informed) is een fantastisch hulpmiddel om rollen en taken glashelder te definiëren.

• Systemen en tools: Welke software, systemen of tools zijn nodig bij elke stap? Noteer alles, van je CRM-systeem tot specifieke efficiënte workflow management tools.

• Inputs en outputs: Wat is er nodig om een stap te kunnen starten (de input) en wat is het concrete resultaat ervan (de output)?

• KPI's: Hoe meet je of het proces succesvol is? Definieer concrete Key Performance Indicators (KPI's), zoals de gemiddelde doorlooptijd, kosten per transactie of de klanttevredenheidsscore.

Een proces is pas echt goed gedocumenteerd als je niet alleen wéét wat er gebeurt, maar ook wie het doet, waarmee het gebeurt en waarom het een succes is.

Door deze informatielagen toe te voegen, transformeer je een simpele tekening in een krachtig managementinstrument. Duidelijke documentatie verbetert bovendien direct de overdrachtsmomenten, wat cruciaal is voor succesvolle klantcommunicatie.

Hoe zet je analyse om in een concreet actieplan?

Je hebt je processen tot in detail uitgetekend. Die knelpunten, dat dubbele werk en die frustrerende vertragingen staan nu zwart-op-wit op je procesmap. De diagnose is gesteld, nu is het tijd voor de behandeling. Dit is het moment waarop het in kaart brengen van bedrijfsprocessen zijn echte waarde bewijst: de stap van inzicht naar actie.

Zie de procesmap als je schatkaart. Begin met het omcirkelen van de meest schreeuwerige problemen. Waar zitten teams onnodig op elkaar te wachten? Welke extra controles voegen geen waarde toe? En welke terugkerende, handmatige taken smeken om automatisering?

Hoe pik je de juiste verbeterkansen eruit?

Niet elke verbeterkans heeft dezelfde impact. Sommige zijn ‘quick wins’, terwijl andere een meer strategische aanpak nodig hebben. Pak je procesmap erbij en stel bij elk knelpunt een paar rake vragen:

• Wat is de echte oorzaak? Ligt het aan onduidelijke communicatie, een onhandig softwaresysteem, of een verouderde werkwijze?

• Wat kost dit ons nu echt? Probeer de impact in harde cijfers uit te drukken. Hoeveel tijd, geld of klanttevredenheid gaat hier per week of maand door verloren?

• Hoe complex is de oplossing? Is het een simpele aanpassing die je zo hebt gefixt, of vraagt het om een groter project?

Belangrijk inzicht: Staar je niet blind op alleen problemen oplossen. Kijk ook waar je extra waarde kunt creëren. Een proces zonder duidelijke knelpunten kan vaak nóg efficiënter door overbodige stappen te schrappen of slim te automatiseren.

Door deze analyse te maken, worden je ideeën concreter. Je gaat van "we moeten sneller reageren" naar een glashelder voorstel: "Door de eerste tickettoewijzing te automatiseren, besparen we gemiddeld 15 minuten per vraag en verkorten we de reactietijd met 40%."

Van een goed idee naar een waterdicht actieplan

Met een lijst vol verbetervoorstellen is het tijd om keuzes te maken. Maak onderscheid tussen laaghangend fruit en langetermijnprojecten.

• Quick Wins: Dit zijn de makkelijke overwinningen die direct resultaat opleveren. Denk aan het aanpassen van een e-mailtemplate of het verduidelijken van een checklist. Dit soort snelle successen zorgt voor momentum.

• Lange Termijn Projecten: Dit zijn ingrijpende veranderingen, zoals de implementatie van een nieuw CRM-systeem of het volledig automatiseren van je bedrijfsprocessen. Dit vraagt om een gedetailleerd actieplan met mijlpalen, budget en verantwoordelijkheden.

En tot slot, een stap die vaak wordt vergeten: meten is weten. Leg de huidige prestaties vast voordat je een verandering doorvoert (nulmeting). Na de implementatie meet je opnieuw. Alleen dan weet je zeker of je inspanningen de gewenste verbetering hebben opgeleverd. Zo start je de cyclus van continue optimalisatie.

Veelgestelde vragen over bedrijfsprocessen in kaart brengen

Als je voor het eerst je bedrijfsprocessen in kaart gaat brengen, is het logisch dat er vragen opborrelen. Hier beantwoorden we de meest voorkomende vragen die we van ondernemers en managers krijgen.

Hoeveel tijd kost het om een proces in kaart te brengen?

Dat hangt sterk af van de complexiteit van de workflow.

Een eenvoudig, duidelijk afgebakend proces, zoals het goedkeuren van een verlofaanvraag, kun je vaak al binnen een workshop van een halve dag volledig uittekenen.

Voor complexe, afdelingsoverstijgende processen – denk aan de volledige klantreis van lead tot factuur – moet je eerder rekenen op enkele weken. Dit traject omvat dan alles: van interviews en dataverzameling tot het valideren van de procesmap. Een tip uit de praktijk: begin klein. Kies een overzichtelijk proces om ervaring op te doen en snel succes te boeken.

Welke software heb ik hier écht voor nodig?

Je hoeft niet meteen te investeren in dure softwarepakketten. Voor simpele flowcharts en brainstormsessies kom je al een heel eind met (gratis) visuele tools zoals Miro of Lucidchart. Zelfs de SmartArt-functies in PowerPoint kunnen in het begin volstaan.

Wil je professioneler en gestandaardiseerd werken, bijvoorbeeld volgens de BPMN-notatie? Dan zijn tools als Microsoft Visio of Bizagi Modeler een logische volgende stap. Voor een diepgaande, data-gedreven analyse heb je gespecialiseerde process mining software nodig, zoals die van Celonis of UiPath.

Hoe krijg ik mijn medewerkers gemotiveerd voor dit project?

Betrokkenheid is alles. Een procesanalyse kan snel worden gezien als een controlemechanisme, dus het is cruciaal om die perceptie direct de kop in te drukken.

Leg vanaf dag één de focus op het gezamenlijke doel: we zijn hier niet om te controleren, maar om samen het werk makkelijker, slimmer en leuker te maken.

Benadruk dat hun expertise onmisbaar is. Zij kennen de dagelijkse praktijk, de knelpunten en de frustraties als geen ander. Een interactieve aanpak, zoals een ‘brown paper sessie’, werkt fantastisch om iedereen actief te betrekken en een gevoel van eigenaarschap te creëren.

Zodra medewerkers merken dat hun input leidt tot minder gedoe en betere resultaten, zoals een hogere klanttevredenheid, worden ze vanzelf ambassadeurs van het project. Inzicht in die klanttevredenheid is een krachtige motivator; lees daarom ook onze gids over de beste methoden om klanttevredenheid te meten. Dit geeft het project een extern, klantgericht doel waar iedereen achter kan staan.

Heb je na het in kaart brengen van je processen ontdekt waar je kunt automatiseren? De AI-agents van GoSellMate nemen repetitieve taken in sales, service en marketing volledig uit handen, zodat jouw team zich kan focussen op wat echt telt. Ontdek vandaag nog hoe GoSellMate jouw bedrijf kan helpen groeien.